タスク管理アプリ「2Do」を使ってやるべきことを見える化。個人のタスクもWBSの考え方でブレークダウンしていく。

仕事もプライベートもやらないといけないことややった方がいいことってありますよね。

でも、頭でわかっていても、実際にやれるかどうかというのは別の問題だったりします。僕は手帳にTo Doを書いたりもしますが、結局先送りにして期限ギリギリになって仕方なくやる…なんてことも多々あります。

スケジュールの調整や事務処理など、すぐにやればたいしたことじゃないことなのに、先延ばしにすることで余計な手間がかかってしまうなんてこともあります。

そもそも、やらないといけないことの全体像を実はちゃんと把握できていないなんてこともありますしね…。

そんな状態を何とかしようと、手帳の手書きスタイルに加えて、タスク管理のアプリを使って、仕事の仕方の見直しを図っています。

 

タスクを見える化しながら仕事の進め方を修正していく

アプリを使えば仕事が進むのかといえば、今の僕の場合はイエスです。

「やること」として登録したタスクは気分に関係なく終了させることを目指します。気分とかモチベーションに関係なく、やるべきことをやれば、ものごとは進むはずです。

でも、実際にはそううまくはいかないことが多いですよね…。

結局、やるかやらないかは意志の問題も絡んでくるのですが、やるべきことを見える化して片付けていくことだけを目的にして、モチベーションを排除することを試みています。

正直、キレイに片付かないものもありますが、見える化することで、終了しないタスクがたまることの不快感を何とかしたいと思うようになりました。

終了する達成感ではなく、終了しない不快感の解決というところが自分の課題なんだろうなぁと。

まだまだモチベーションというか気分で仕事をしている部分があるということですね。

親タスクを終了させるためにには子タスクを終了させないと…ね

始めてみると、タスクが積み残されていくことの理由もわかるようになりました。

タスクとして登録されていても、終了させるための具体的な方法が明らかになっていないものは、後回しにする傾向があります。

親タスクの中に隠れている子タスクを設定してコツコツとやるしかないんですけど、何となくしか把握してないものはなかなか実行されないんですよね。

なので、タスクを設定する時には、親タスクと子タスクを意識して考えるようになりました。

まさにプロジェクトマネジメントの中で使うWBS（Work Breakdown Structure）の考え方ですね。

日々のことなので、タスクをこれ以上分解できないというレベルにまで細分化して考えるのは面倒ですが、これをやらないから進まないし、抜け漏れが出てしまうんだなと改めて感じています。

クライアントのプロジェクトはWBSをつくって細かくタスク化をして進めているのですが、自分の日々の何でもないタスクも結局ここかよ…みたいな感じです。

WBS的にタスクを細分化していくと手帳だけでは対応できない…

WBSの考え方について超ざっくり説明すると、行動できるレベルの具体的なタスクまで分解して考えるということになります。

例えば、ブログを書くというタスクを設定する時に、「ブログの記事を書く」というままでは、やるべきこととしてはわかるけれど、具体的に何をすべきかというのは明確になっていません。

そこで、具体的な行動レベルまで細分化することが必要です。

1. テーマを決める
2. 記事のターゲットを決める
3. 訴求内容を決める
4. キーワードを検討する
5. タイトルを決める
6. 本文を書く
7. 文中で使用する画像を決める
8. アイキャッチ画像を決める
9. 校正をする
10. 公開する

というように記事を書くまでにやるべきことは、いくつもの子タスクに分解することができるわけですね。

こうしてタスクを細分化していくと、とてもじゃないけど手帳には書いていられません。これが今回アプリを使おうと思った決定的な理由です。

日々のタスクをサクサクとブレークダウンして、これまたサクサクと終了していきたい。

項目をバーっとあげてグループ化してプロジェクトをつくり、足りないタスクを追加したり精緻化するといったやり方ができるのがデジタルのいいところですね。

実は、以前にもOmniFocusというタスク管理のアプリを使って取り組んでいたのですが、イマイチしっくりこなくて使わなくなってしまいました。Evernoteもタスク管理にはちょっと使いづらいかな。

というわけで、今回は「2Do」というアプリを使っています。

2Do - Beehive Innovations Limited

2Doを使ってタスク管理を再スタート

2DoはもともとiOS版は購入して持っていたので、まずはそれを復活しました。アップデートがかかったのか、いつの間にか使いやすくなっている気がするんですけど気のせいかな…。インタフェース、特にiPad版のデザインが好みです。よくまとまっていて使いやすいですね。

さらに今回は、Mac版を購入し、Android版も使って、MacとiPhone、iPad、Xperia、Nexus7でタスクの進行状況を管理することにしました。

どんなデバイスを使っている時でも、タスクのコントロールができるのが理想です。2DoはOSが違っても基本的なUIは同じだし、デバイス間のデータの連携がしやすいのがいい感じです。WIndows版がないのが残念ですけどね。

ちなみに僕はDropboxを使って同期をしています。

2Doのいいところは直感的なわかりやすさ

2Doのいいところは、多機能にもかかわらず直感的にわかりやすいところです。

タスクをどう管理するかには属人的な要素があるので、僕にはOmniFocusが合わなかったように、ツールとの相性はあると思います。

その点、2Doはいろいろと機能がある割に操作方法もシンプルなのがいいですね。

最初のうちは自分がどんな風にタスクを管理すれば使いやすいのかを考えながら使っていくことになるので、アプリの概念を理解する必要があったり、実際にどう使えばいいのかがわからないみたいなことがあると厳しいんですよね。

僕の場合は、とりあえず思いついたことをどんどんHOMEに登録していって、必要に応じてプロジェクト化したり、既存のプロジェクトに追加したり、リストにしたり、といった感じで使っています。

中長期のプロジェクトをタスク化していく

2Doに登録する時には、7つの習慣の4つの象限をイメージしながら振り分けをしています。単なる備忘録的な「やることリスト」ではなく、緊急で重要なこと、緊急ではないけれど重要なことを意識しながらタスクやプロジェクトをつくるイメージですね。

どんどん進めるべきタスクの管理のしやすさはもちろんのこと、緊急ではないけれど重要なことをプロジェクト化しておいて、じっくり考えながらタスクをつくっていくという使い方が気に入っています。

まだタスクレベルにならない大きなテーマをプロジェクトとして登録して、どうしたらタスクに落として実行できるかを考えていくわけですね。

移動時間や休憩時間には、緊急ではないけれど重要なプロジェクトを深堀りして考えるという楽しみが増えました。