スケジュールとタスクは手帳とスマホの併用で管理すると効率よく進むよという話

スケジュールの管理の仕方は人それぞれだと思うんですけど、大きくは手帳などのアナログ派とスマホとクラウドサービスの連携によるデジタル派に別れるのではないでしょうか。

僕自身は、ほぼ日手帳のスタンダードとカズンでアナログ的に仕事の進め方のスケジュールを考えて、MacのカレンダーとiPhoneのCalendar5というアプリで連携をしながらスケジューラーを使ってタスク管理をしています。

完全アナログ、完全デジタルもトライをしてきましたが、どちらも片方だけでは足りない感じがして、試行錯誤の末、最終的に落ち着いたのは手帳とスマホの併用でした。

手帳でスケジュール管理をするメリット

僕にとってのスケジュール管理とは、日時にタスクの開始時間や所要時間を割り振るだけではなく、タスクの前後関係や文脈などをふまえて一続きのものとしてコントロールすることです。

タスクの前後関係を考えながら補足情報を書いたり図示したり、自分の考えを書き留めておいて何度も参照するには、手帳の方がやりやすいんですよね。

スケジュールと言いつつも、実はノートのような使い方ができるのが手帳の大きなメリットです。そんなこともあって、予定だけではなく思考の跡やメモ書きなどが割とびっしりだったりもします。ほぼ日手帳との相性がいいのはそこに理由がある気もします。

また、手で書くことによって記憶に残りやすくなるのもいいところです。

手帳は思考の整理をしてスケジュールに落とし込むには便利なんですけど、外出のときに持ち歩くのは重いしかさばるのはデメリットです。といわけで、自宅での使用がメインです。特に必要がない限りは持ち歩きません。

手帳を使ってスケジュールを組んだら、今度はそれをMacからカレンダーに登録します。そすれば、あとは自動的にCalendar5と同期をしてくれます。

スマホはスケジュール化されたタスクの実行ツール

外出時にはスマホでスケジュールをチェックしながら一つ一つのタスクをこなしていきます。

スマホのいいところは軽くていつでも持ち歩けるところ、というのは当たり前なのですが、最近ではApple Watchのカレンダーでもスケジュールが確認できるようになったのでさらに便利になりました。

スケジュールを音や振動で教えてくれるので、時間を意識しながら進められるのがいい感じです。

手帳とスケジュールを併用することの最大のメリットは、手帳を使ってスケジュールを組んでおくと流れが頭に入っているので、スマホでタスクを確認したときにも一連の流れの中のどのタスクなのかを把握できるということです。

スマホでスケジュールを見るときには、タスクの開始時間を確認するというよりも、線としてひとつながりになっているタスクの中の一つの点を確認するというイメージに近いかなと思います。

必然的に外出の予定や打ち合わせ以外の作業についてもすべてタスクとしてスケジュールに落として登録しておく必要が出てくるのですが、多少時間をかけてでも段取りをしておくと後が圧倒的に楽になります。

なので、スマホはスケジュールを管理するというよりも、スケジュールのビュワーのような扱いに近いかもしれません。

完了しないタスクは手帳に戻って管理する

もし完了しないタスクが発生した場合には、調整が必要になりますが、そのときにはスマホで単純にずらしたり増やしたりはしないようにしています。

デジタルデバイスは便利な反面、ここが落とし穴だと思っているんですよね。

タスクが完了しなかった場合には、完了しなかった理由を手帳に書くようにしています。小さなことですけど、原因を考えておくというのは再発防止のためにも結構重要だったりします。

と、こんな感じで手帳とスマホを使ってスケジュール管理をある意味楽しんでいたりもするのですが、まだまだ改善の余地があったりもします。

僕のまわりではスマホとGoogleカレンダーでスケジュール管理をしている人も多いのですが、僕はやっぱり手帳がないとダメっぽいです。

実はこれは文具好きには好都合といえば好都合だったりもするんですけどね！